Система архивного хранения документов. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций. Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Хранение документов в Архиве ОСГ сопровождается контролем перемещения каждого носителя информации на каждом шаге. Благодаря этому мы быстро находим документы по вашему запросу, доставляем вам оригинал в офис или скан-копию через электронный архив. Вам не нужно оплачивать рабочее время сотрудников, потраченное на поиск документов.

Хранение документов в Архиве ОСГ ограничивает доступ к данным всех несанкционированных лиц, Архивы ОСГ оборудованы по международным и ГОСТ стандартам, что позволяет обеспечить долговременное хранение документов. Хранение документов в ОСГ – верный способ сохранить документы в течение десятилетий.

Зачем нужно архивное хранение документов?

Хранение документов в Архиве – возможность освободить место для того, что важно для бизнеса, одновременно сохраняя ваши деньги.

Экономия на аренде помещений

Хранение документов в офисе, по статистике, занимает до 20% офисного пространства. Переместив документы на хранение в архив ОСГ, вы освобождаете до 20% арендованной площади, и можете отказаться от неё, сократив расходы на аренду, либо использовать это пространство с пользой, обустроив приятную клиентскую зону или рабочие места для своих новых сотрудников.

Экономия на поиске документов

Хранение документов в Архиве ОСГ осуществляется с контролем перемещения документов на всех этапах. Регистрируя каждое перемещение документов, мы всегда знаем где находится документ, который нужен вам прямо сейчас, и по запросу доставляем оригинал документа к вам в офис или скан-копию через е-Архив. Вам не нужно тратить время на поиск документов, и оплачивать рабочее время сотрудников, потраченное на поиск нужного документа.

Надёжное хранение документов и защита данных

Архивы документов ОСГ оборудованы согласно ГОСТ и международным требованиям к организации Архивов. Доступ в каждый Архив и систему учёта коробов строго разграничены. Это обеспечивает высокий уровень сохранности документов и конфиденциальности данных. Хранение документов в профессиональном Архиве ОСГ помогает вам исполнять требования информационной безопасности.

Соблюдение законодательства

К условиям хранения документов, сроку хранения документов , комплектованию архивных документов и т.д. предъявляются требования в соответствии с законодательством РФ. Высококвалифицированные архивисты ОСГ помогут вам правильно и экономично организовать хранение документов в архиве, соблюдая действующую нормативно-правовую базу РФ.

Как правильно организовать хранение документов в Архиве?

Для быстрой и чёткой работы с документами мы организуем все этапы обработки документов: от упаковки в архивные короба до передачи документов в государственный архив .

Видео про хранение документов в ОСГ

ОСГ Рекордз Менеджмент - самая крупная архивная компания в России и странах СНГ. Для вас мы оборудовали 50 Архивов, посмотрите в видео как мы храним ваши документы.

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами - начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух .

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон .

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы , применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция . Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища ( пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня , нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел , в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов .

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел .

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

организация работы архива;

ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) - стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника - представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев - для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»

Архивация документов является составной частью единого технологического процесса производственной деятельности предприятий любого вида. Выгодным и наиболее удобным решением данного вопроса является Архивное хранение документов на аутсорсинге. ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляет максимально надёжную, удобную комплексную систему внеофисного хранения, соответствующую действующим госстандартам.

Преимущества архивного хранения документов (архивации) в ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Ответственное хранение документов в архиве ГК «ТЭЛОС АРХИВ» производится в соответствии с Законодательством РФ, учитывая все пожелания клиентов и более чем 20-ти летний опыт работы в архивной отрасли. Преимущества сдачи документов в архив нашей организации заключаются в следующем:

Сотрудники постоянно проходят переобучение со сдачей квалификационного экзамена.
Хранение архивов выполняется с учетом обязательных требований климатических условий в помещении, обеспечиваются необходимые параметры влажности и температурный режим.
Автоматизированный алгоритм размещения документов на полках, позволяет найти материалы и доставить их владельцу в срок до 4 часов.
Нашим клиентам не нужно беспокоиться об аренде помещений под архив и найме персонала.

Специализация работы ГК «ТЭЛОС АРХИВ» не ограничивается учётом и внеофисным хранением документов.

Для удобства наших клиентов мы также предлагаем следующие архивные услуги:

Сканирование бумажных носителей любых форматов, ветхих бумаг, индексацию, введение данных.
Интеграцию ПО с актуальными системами, облачные решения, разрабатываем ПО.
Услуги архивиста: заполнение описей, формирование дел.
Выделение и комплектацию носителей информации к уничтожению с составлением акта согласно нормативным правилам.
Качественные переплётные и реставрационные работы.

Услуги архивного хранения в ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляют высококвалифицированные специалисты компании. Этапы работы:

Заключение договора;
Формирование дел или коробов для передачи на архивное хранение;
Упаковка дел в архивные короба и маркировка штрих-кодом и RFID метками;
Доставка документов в архивохранилище;
Выгрузка документов в архивохранилище;
Обработка документов, внесение в базу данных;
Размещение на стеллажах;
Работа с хранящимися документами по запросу.

Собственная служба доставки обеспечит получение документов в течении 4-х часов после запроса. По желанию заказчика мы обеспечим доступ авторизованных лиц к необходимой документации через личный кабинет на сайте ГК «ТЭЛОС АРХИВ».

Сдача документов в архив

Сдача документов в архив проводится с соблюдением утверждённых нормативных стандартов. Процедура архивации документов может быть выполнена как силами самой организации, так и с помощью высококлассных специалистов нашей компании.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует быстрое и качественное проведение архивных работ с выездом на объект. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и многолетним опытом по подготовке подлинников или копий документов для сдачи в архив.

Учёт и хранение документов

Выбор в пользу ГК «ТЭЛОС АРХИВ» является правильным не только с точки зрения надёжности, но и с точки зрения экономии. Хранение архивов производится в специальных коробах разных форматов с прикреплённым идентификационным номером, обеспечивающим оперативный поиск запрашиваемых документов в самые короткие сроки. Цена хранения короба на аутсорсинге всегда ниже. При хранении архивов своими силами появляются расходы на помещение, персонал, противопожарную систему, также необходимо выполнять действующие требования законодательства РФ в области хранения документации. Это приводит к ежемесячному росту расходов организации на содержание собственного архивохранилища.

Архивохранилища класса А++ ГК «ТЭЛОС АРХИВ» расположены в Москве и других крупных промышленных городах России, поэтому можно быстро осуществить доставку документации клиенту или поработать с документами в специально-оборудованной аудит-комнате на территории архивохранилища.

Помещения для хранения архива ГК «ТЭЛОС АРХИВ» оснащены в соответствии с требованиями к данному виду хранилищ:

Установлена газовая система пожаротушения.
Поддерживается необходимый для сохранности документов температурно-влажностный режим.
Защиту обеспечивает круглосуточная охрана, установлены видеокамеры и система наблюдения.
На территорию архива могут проходить только авторизированные сотрудники.

Что получают клиенты ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Доверив ответственное хранение Ваших документов ГК «ТЭЛОС АРХИВ», Вы получаете:

Экономию денежных средств — внеофисное хранение документов избавляет Вас от необходимости оплачивать аренду помещения, инженерные системы, коммунальные платежи и другие обязательные статьи расходов на содержание собственного хранилища;
Безопасность — Ваши документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах Класса А++, доступ к ним возможен только авторизированным лицам, документы не могут пропасть, а благодаря специальным условиям в хранилище, срок эксплуатации бумажных носителей информации продлен на много лет;
Быстрый доступ к информации – благодаря специальным возможностям личного кабинета на сайте или срочной доставки документации, Вы получаете быстрый доступ к необходимым документам;
Увеличение КПД сотрудников – благодаря аутсорсингу хранения архива, Вы освобождаете своих сотрудников от непрофильных функций в компании. Подготовкой документов в архив, учетом и их хранением занимаются квалифицированные сотрудники ГК «ТЭЛОС АРХИВ»
Контроль всех манипуляциях с документами – Вы получаете протоколирование всех действий с документами в архиве;
Освобождение дополнительного пространства после сдачи документов в архив для профильного функционирования компании — в Вашем офисе находится минимум документов, что позволяет более выгодно использовать освобожденные квадратные метры помещений.

Хранение документов в роботизированных архивных хранилищах класса А++ оборудованных системами пожарной сигнализации и системами газового пожаротушения, системами, обеспечивающими поддержание нормативного температурно-влажностного режима.

Наши эксперты входят в состав российских и международных комиссий и экспертных групп по архивному делу: ARMA International, центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве, общественный совет при Росархиве, ученый совет ВНИИДАД, рабочая группа при Росархиве по разработке концепции развития архивной отрасли до 2020 года.

Опыт работы на российском рынке архивных услуг с 1997 года: проведены работы по перемещению фондов Московского городского архива, центрального архива СПБ, проекты в министерствах природных ресурсов, экономики, обороны, финансов; проект по автоматизации работы с документами ФНС, проекты с дочерними структурами «Газпром», «РЖД», «ФСК».

Наличие собственного автопарка для возможности вывоза / доставки ежедневно более 10 000 архивных коробов. Все машины оборудованы GPS навигацией.

НАШИ КЛИЕНТЫ

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики. Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел - отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

ГОУ ВПО «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»

Экономический факультет

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

Контрольная работа

По курсу: «Основы управления документооборотом»

На тему: «Хранение документов: текущее и архивное»

Выполнила: студентка 207 группы, з/о

Филягина Надежда Сергеевна

Проверил: преподаватель

Белова Юлия Алексеевна

Саранск 2009

1. Текущее хранение документов

Понятие номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. В депо могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.